Dies ist Teil 3 von 4 unserer Serie zur Organisation eines erfolgreichen Firmen-Workshops.
Mit dem richtigen Speaker und der passenden Venue ist es Zeit, die Agenda zu planen und die Registrierung einzurichten. Als wir die GenAI Masterclass mit Stephan Janssen organisierten, lernten wir, dass eine gut strukturierte Agenda und klare Teilnehmerkommunikation genauso wichtig sind wie der Inhalt selbst.
Gemeinsam mit Ihrem Speaker die Agenda erarbeiten
Der Speaker kennt sein Material am besten, daher sollten Sie gemeinsam den Inhalt in logische Abschnitte mit klaren Lernzielen unterteilen. Für die GenAI Masterclass strukturierte Stephan den Tag in fokussierte Module — jedes aufbauend auf dem vorherigen — mit Zeit für praktische Übungen zwischen den Theorieblöcken. Widerstehen Sie der Versuchung, zu viel in einen Tag zu packen. Eine fokussierte Agenda mit Tiefgang ist immer besser als ein überladenes Programm mit nur oberflächlicher Abdeckung.
Morgendlichen Puffer einplanen
Öffnen Sie die Türen mindestens 45 Minuten vor der offiziellen Startzeit. Teilnehmer stecken im Verkehr fest, finden keinen Parkplatz oder brauchen einfach ein paar Minuten, um bei einem Kaffee anzukommen. Ein morgendlicher Puffer bedeutet, dass Sie pünktlich mit einem vollen Raum starten, anstatt auf Nachzügler zu warten, während die pünktlichen Teilnehmer ungeduldig werden. Nutzen Sie diese Zeit für informelles Networking — das setzt einen kollaborativen Ton, noch bevor der Workshop beginnt.
Kaffeepausen alle zwei Stunden einplanen
Die Aufmerksamkeit sinkt nach zwei Stunden konzentrierter Arbeit erheblich. Planen Sie eine 15- bis 20-minütige Kaffeepause in regelmäßigen Abständen ein. Es geht dabei nicht nur um Koffein — Pausen geben den Teilnehmern Zeit, das Gelernte zu verarbeiten, informelle Fragen zu stellen und neue Energie zu tanken. Bei Ganztages-Workshops planen Sie eine richtige Mittagspause von mindestens 45 Minuten ein. Wenn möglich, servieren Sie das Mittagessen im oder nahe dem Workshop-Raum, um keine Teilnehmer zu verlieren.
Pufferminuten zwischen den Abschnitten
Kein Workshop läuft exakt nach Zeitplan. Bauen Sie 5 bis 10 Minuten Puffer zwischen den Hauptabschnitten ein, damit der Speaker das Tempo anpassen kann, ohne Inhalte zu kürzen oder zu überziehen. Diese Puffer geben Ihnen auch Spielraum für unerwartete Fragen, technische Probleme oder Übungen, die länger dauern als geplant. Ein realistischer Zeitplan ist besser als ein ambitionierter, der schon mittags auseinanderfällt.
Beispiel-Agenda für einen Ganztages-Workshop
08:15 — Türen öffnen, Kaffee und Networking
09:00 — Begrüßung und Vorstellung
09:15 — Session 1
10:45 — Kaffeepause
11:00 — Session 2
12:30 — Mittagessen
13:15 — Session 3
14:45 — Kaffeepause
15:00 — Session 4 und Abschluss
16:30 — Ende
Registrierung und Teilnehmerkommunikation einrichten
Bei der Registrierung geht es nicht nur um das Sammeln von Namen — sie ist Ihr primärer Kommunikationskanal mit den Teilnehmern vor dem Event. Sie brauchen ein Tool, mit dem Sie Bestätigungs-E-Mails versenden, logistische Details teilen und Erinnerungen senden können, wenn der Termin näher rückt. Für die GenAI Masterclass nutzten wir Swicket, um den gesamten Registrierungsprozess abzuwickeln: von der Anmeldeseite über automatische Bestätigungs-E-Mails bis hin zu Erinnerungen vor dem Event mit Anfahrtsbeschreibung und Agenda-Details. Alles auf einer Plattform bedeutete keine manuellen Nachfassaktionen und keine verlorenen E-Mails.
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Fazit
Eine großartige Agenda respektiert sowohl den Inhalt als auch die Menschen im Raum. Bauen Sie Puffer ein, priorisieren Sie Pausen und nutzen Sie ein Registrierungstool, das die Teilnehmer von der Anmeldung bis zum Veranstaltungstag informiert hält. Im letzten Teil dieser Serie teilen wir die ultimative Checkliste für den Veranstaltungstag, damit alles reibungslos läuft, wenn die Türen öffnen.
