Dies ist Teil 4 von 4 unserer Serie zur Organisation eines erfolgreichen Firmen-Workshops.
Sie haben Ihren Speaker gefunden, die Venue gebucht, die Agenda geplant und die Registrierung eingerichtet. Jetzt kommt der wichtigste Tag: das Event selbst. Als wir die GenAI Masterclass mit Stephan Janssen durchführten, folgten wir einer strikten Checkliste für den Veranstaltungstag, um sicherzustellen, dass nichts dem Zufall überlassen wurde. Hier ist unsere Empfehlung.
Mindestens eine Stunde vor Beginn eintreffen
Am Veranstaltungstag gibt es kein „zu früh". Geben Sie sich mindestens eine Stunde vor der Türöffnung, um den Aufbau zu erledigen, eventuelle Probleme zu beheben und sich mit dem Venue-Personal abzustimmen. Dieser Puffer ist Ihre Versicherung gegen Überraschungen — ein verschlossener Raum, fehlendes Equipment oder eine kurzfristige Änderung der Raumaufteilung. Nutzen Sie diese Zeit, um den Check-in-Bereich einzurichten, die Bestuhlung zu arrangieren und sicherzustellen, dass alle Materialien und Beschilderungen an ihrem Platz sind.
Generalprobe mit dem Speaker durchführen
Mindestens 30 Minuten bevor die Teilnehmer eintreffen, führen Sie einen vollständigen technischen Durchlauf mit dem Speaker durch. Verbinden Sie seinen Laptop mit dem Bildschirm, öffnen Sie die Präsentation oder Demo-Umgebung und überprüfen Sie, ob alles korrekt angezeigt wird. Testen Sie den Ton, falls Mikrofone verwendet werden. Gehen Sie die ersten Folien gemeinsam durch, um sicherzustellen, dass Übergänge und Bildschirmfreigabe funktionieren. Diese fünfminütige Investition kann Sie vor peinlichen technischen Pannen vor vollem Haus bewahren.
Lesbarkeit der Folien von der letzten Reihe testen
Dies ist ein Schritt, den die meisten Organisatoren überspringen — und dann bereuen. Gehen Sie ganz nach hinten im Raum und prüfen Sie, ob Sie die Folien auf dem Bildschirm bequem lesen können. Achten Sie auf Schriftgröße, Kontrast und Code-Lesbarkeit, falls der Workshop Live-Coding beinhaltet. Wenn der Text zu klein ist, bitten Sie den Speaker, die Schriftgrößen vor Beginn der Session zu vergrößern. Es ist viel einfacher, dies zu beheben, bevor die Teilnehmer Platz nehmen.
Beleuchtung und Bildschirmreflexionen prüfen
Beleuchtung kann die Sichtbarkeit entscheidend beeinflussen. Wenn die Venue glänzende Bildschirme hat, prüfen Sie auf Reflexionen durch Fenster oder Deckenleuchten. Schließen Sie Jalousien oder passen Sie die Beleuchtung an, um Blendung zu vermeiden. Bei Räumen mit dimmbarem Licht finden Sie den optimalen Punkt, bei dem der Bildschirm gut sichtbar ist, der Raum aber hell genug bleibt, damit Teilnehmer Notizen machen und an ihren Laptops arbeiten können. Vermeiden Sie es, den Raum in ein dunkles Kino zu verwandeln — das tötet die Energie und erschwert praktische Arbeit.
Check-in mit digitalen Tickets einrichten
Verzichten Sie auf Papierlisten. Für die GenAI Masterclass nutzten wir Swicket Wallet-Tickets, die Teilnehmer direkt aus der Bestätigungs-E-Mail zu ihrem Apple Wallet oder Google Wallet hinzufügen konnten. Am Veranstaltungstag scannten wir die Tickets am Eingang mit Swickets mobiler Check-in-App auf dem Handy — keine gedruckten Listen, kein manuelles Nachschlagen, keine Verwirrung. Der gesamte Prozess dauerte Sekunden pro Person und gab uns eine Echtzeit-Übersicht, wer bereits eingetroffen war.
Möchten Sie digitalen Check-in für Ihren nächsten Workshop einrichten? Sprechen Sie mit unserem Team und wir zeigen Ihnen, wie es funktioniert.
Checkliste für den Veranstaltungstag
Drucken Sie diese Liste aus und nehmen Sie sie am Veranstaltungstag mit:
1 Stunde vor Türöffnung eintreffen
Raumaufteilung, Bestuhlung und Beschilderung überprüfen
WLAN-Geschwindigkeit und Konnektivität testen
Speaker-Laptop anschließen und Folien durchgehen
Lesbarkeit der Folien von der letzten Reihe prüfen
Beleuchtung anpassen, um Blendung auf dem Bildschirm zu vermeiden
Steckdosen an jedem Sitzplatz auf Zugänglichkeit prüfen
Check-in-Bereich mit einsatzbereitem Scan-Gerät einrichten
Catering-Lieferzeit und Aufbau bestätigen
Venue-Personal über Zeitplan und Pausenzeiten informieren
Ersatz-HDMI-Kabel und Netzteil bereithalten
Fazit
Der Veranstaltungstag ist der Moment, an dem Ihre gesamte Planung zusammenkommt. Der Schlüssel liegt in der Vorbereitung: Kommen Sie früh, testen Sie alles und haben Sie eine Checkliste, um den Überblick zu behalten. Mit dem richtigen Speaker, der passenden Venue, einer durchdachten Agenda und den richtigen Tools wird Ihr Firmen-Workshop reibungslos ablaufen und einen bleibenden Eindruck bei Ihrem Team hinterlassen. Damit endet unsere vierteilige Serie zur Organisation eines erfolgreichen Firmen-Workshops — wir hoffen, sie hilft Ihnen, Ihr nächstes Event mit Zuversicht zu planen.
