Dies ist Teil 2 von 4 unserer Serie zur Organisation eines erfolgreichen Firmen-Workshops.
Als wir die GenAI Masterclass mit Stephan Janssen organisierten, haben wir viel Zeit in die Auswahl der richtigen Venue investiert. Ein praxisorientierter KI-Workshop hat spezifische Anforderungen: große Bildschirme für Code-Demos, zuverlässige Stromversorgung für jeden Laptop und genügend Platz, damit sich die Teilnehmer bequem bewegen können. Hier ist, was wir über die Venue-Auswahl gelernt haben.
Erreichbarkeit ist entscheidend — für alle
Denken Sie an die Bequemlichkeit sowohl für den Speaker als auch für Ihre Teilnehmer. Wenn der Speaker international anreist, spart eine Venue in Flughafennähe oder mit guter ÖPNV-Anbindung Zeit und reduziert das Risiko von Verspätungen. Für Teilnehmer bedeutet die Nähe zum Büro oder zu wichtigen Verkehrsknotenpunkten weniger Ausreden für verspätetes Erscheinen. Wenn Ihr Workshop einen ganzen Tag dauert, erleichtert eine zentrale Lage auch die Mittags- und After-Event-Optionen.
Bildschirme statt Projektoren — immer
Dies ist eine der wichtigsten Erkenntnisse unserer GenAI Masterclass: Bei jedem Workshop mit Live-Demos, Code oder detaillierten Visualisierungen sind große Bildschirme Projektoren immer überlegen. Projektoren werden in hellen Räumen blass, erfordern gedimmtes Licht (was die Teilnehmer einschläfert) und haben häufig Auflösungsprobleme. Suchen Sie stattdessen nach Venues mit 85-Zoll-Bildschirmen oder größer. Bei Gruppen ab 15 Personen sollten Sie mehrere Bildschirme in Betracht ziehen, damit jeder von jedem Platz aus gut sehen kann. Stellen Sie außerdem sicher, dass genügend Steckdosen vorhanden sind — ein Praxis-Workshop, bei dem die Hälfte der Laptops mitten in der Session den Geist aufgibt, ist eine Katastrophe.
Buchen Sie größer als gedacht
Hier eine Faustregel: Wenn Sie 30 Teilnehmer erwarten, buchen Sie einen Raum für 50. Der zusätzliche Platz ist nicht verschwendet — er gibt Ihnen Flexibilität für eine Steh-Kaffeepause oder ein Mittagessen im Raum, Platz für den Speaker, sich zu bewegen, und eine insgesamt angenehmere Atmosphäre. Beengte Räume töten die Energie und lassen lange Workshops noch länger erscheinen. Die Mehrkosten für einen größeren Raum lohnen sich fast immer.
Hotels als Venue in Betracht ziehen
Hotels mit Konferenzeinrichtungen sind oft eine ausgezeichnete Wahl für Firmen-Workshops. Der Hauptvorteil: Wenn Ihr Speaker anreist, kann er in derselben Venue übernachten. Das eliminiert Pendelstress am Tag des Events und erleichtert den frühen Aufbau. Viele Hotels bieten auch Catering-Pakete an, die die Verpflegungslogistik vereinfachen. Stellen Sie nur sicher, dass Sie die Bildschirm- und Ausstattungssituation überprüfen — einige Hotel-Konferenzräume setzen immer noch auf alte Projektoren.
Barrierefreiheit und Verkehrsanbindung
Übersehen Sie niemals die Barrierefreiheit. Prüfen Sie, ob die Venue stufenfreien Zugang, barrierefreie Toiletten und eine klare Beschilderung hat. Überprüfen Sie auch die Parkmöglichkeiten und ÖPNV-Anbindung. Senden Sie Teilnehmern eine klare Wegbeschreibung — einschließlich Fotos des Eingangs, falls er schwer zu finden ist. Solche kleinen Details zeigen Professionalität und verhindern frustrierende Verzögerungen am Morgen des Events.
Venue-Checkliste
Bevor Sie einen Venue-Vertrag unterschreiben, stellen Sie sicher, dass Sie diese Punkte abhaken können:
Große Bildschirme (85 Zoll oder mehr) — keine Projektoren
Genügend Steckdosen für jeden Teilnehmer plus den Speaker
Zuverlässiges Highspeed-WLAN mit ausreichender Bandbreite für alle Geräte
Raumkapazität mindestens 50% größer als die erwartete Teilnehmerzahl
Barrierefreier Eingang, Toiletten und klare Wegführung
Catering-Optionen oder Essensmöglichkeiten in der Nähe für Pausen und Mittagessen
Gute ÖPNV-Anbindung und verfügbare Parkplätze
Fazit
Die richtige Venue bietet mehr als nur ein Dach über dem Kopf — sie schafft die Voraussetzungen für fokussiertes, produktives Lernen. Investieren Sie Zeit in die Suche nach einem Raum, der zum Format Ihres Workshops passt, und Ihre Teilnehmer werden den Unterschied bemerken. Im nächsten Teil dieser Serie behandeln wir die Planung der Agenda und die Einrichtung der Registrierung, damit am Veranstaltungstag alles reibungslos läuft.
